仕事のメールは1日数百通受信するのが当たり前です。例えば、営業先へのアポイントのメールや見積書の確認など、早く返信をしてほしいメールは、数百通のメールの中に埋もれないように、返信したくなるメールを作成する必要があります。そのためのポイントは3つです。
1.件名で重要度を伝えましょう
まず、メールを開く前に一目で相手に重要な内容であることを気づかせるためには、件名に注目させるようなキーワードを入れましょう。必ず返信をしてほしいメールには、【要返信】や【重要】、急ぎで返信がほしい場合には【至急】と件名の頭に入れるとわかりやすいです。また、件名にはそのメールの内容がすぐわかるように具体的なものにします。例えば、「【要返信】お見積り書確認の件」といったように、誰が見ても内容がわかるものにしましょう。なお、【至急】はあまり使いすぎると相手側に迷惑になってしまいますので、本当に急ぎの時にのみ使用しましょう。
2.要件は簡潔に
よく、丁寧なメールを送る方は長文で作成する場合が多いですが、たくさんのメールを受信している相手にとっては、長文は少し迷惑です。特に時間に余裕がない時には、メールを開いて長文だったら後回しにする人も多いですよね。そのため、件名をわかりやすい内容にするのと同時に、本文の最初の方に要件を簡潔にまとめるのが返信率を高めるポイントになります。
3.返信期限を記載してみるのもあり
相手に「返信はいつでもいいや」と思わせてしまうと、そのまま放置されてしまう可能性が高くなります。いつまでに返信してほしいのかを逆算して、5日以内など相手に迷惑にならない程度に返信期限を設けると相手も期限までに返信してくれるようになるでしょう。
4.相手の気持ちに立ったメールを送りましょう
取引先から返信をもらうための相手の心理をついたポイントと共に、相手の立場に立った文面を記載するのも大切なことです。例えば、「お忙しいところ申し訳ありませんが、お返事お待ちしております。」といった一言を添えるだけでこちらの気持ちを伝えられます。
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